檔案數字化工作要謹防失泄密

檔案數字化，是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質的文件資料和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成的具有有序結構的檔案數字信息庫。與紙質檔案等傳統(tǒng)介質的檔案資料相比，數字化檔案資料具有節(jié)省檔案存儲空間、緩解檔案原件頻繁使用磨損、提高信息檢索速度、加強檔案信息資源的開發(fā)和利用等方面的優(yōu)勢。近年來，檔案數字化工作在黨政機關推進較快，在發(fā)揮積極作用的同時，也暴露出管理上的安全風險隱患。保密行政管理部門在案件查處工作中發(fā)現，部分機關單位在檔案數字化工作中違反保密法律法規(guī)規(guī)定操作，導致失泄密案件時有發(fā)生。

檔案數字化工作中常見的失泄密環(huán)節(jié)

檔案數字化工作按流程可以分為生成、流轉、存儲、利用4個環(huán)節(jié)，其中存在很多共性的失泄密隱患。

1.生成環(huán)節(jié)：違規(guī)外包掃描

案例1：2014年10月，有關部門檢查發(fā)現，某部檔案管理系統(tǒng)服務器上存有大量涉密文件掃描件，檔案室1臺連接互聯網的計算機存有該部涉密檔案掃描文件。經查，2014年4月，承擔該部檔案數字化工作的甲公司工作人員何某，因擔心以前由乙公司（在甲公司之前接受委托負責該部檔案數字化工作）掃描整理的有關文件掃描件在新程序下讀取遇到問題導致數據損壞，便私自將全部原始數據備份保存在了檔案服務器的D盤上，準備運行正常后刪除。2014年4月檔案管理軟件系統(tǒng)升級后，系統(tǒng)中的圖片文件命名需重新進行統(tǒng)一后才能正常使用，何某在幫助修改涉密掃描件文件名時，違規(guī)在連接互聯網計算機上操作，且修改完成后忘記及時刪除，導致泄密。案件發(fā)生后，有關單位對何某予以辭退，甲公司項目負責人王某調離數字化項目組，職務降為副職，扣發(fā)3個月獎金；對該部保密辦主任某通報批評，并取消當年評優(yōu)資格。

評析：檔案數字化工作大都是對紙質檔案進行掃描加工，這項工作通常由檔案管理部門外包給有關公司進行。這其中，外包公司是否具備處理涉密檔案資料的相關資質、檔案管理部門是否對數字化工作進程進行了全程監(jiān)督管理、是否完整記錄數字化工作的各個環(huán)節(jié)以備倒查，對于保密管理至關重要。上述案例中，正是檔案管理部門未對外包公司進行保密審查和監(jiān)管，對數字化工作不聞不問，為最終的泄密埋下了隱患。

2.流轉環(huán)節(jié)：檔案數字化資料流轉不登記

案例2：2016年8月，有關部門在工作中發(fā)現，1份標注“機密”的文件資料在某微信群中傳播。經查，發(fā)布者系某省檔案局服務人員孫某，該局在當年的檔案數字化工作中，在對原始紙質檔案資料進行拆封掃描的過程中，因現場工作人員的疏忽，未對檔案的復原逐項檢查，導致涉案文件落在數字化現場。孫某清理衛(wèi)生時發(fā)現涉案文件內容與其兒子工作有關，遂將其拍成圖片格式，發(fā)在家庭微信群中，造成泄密。案件發(fā)生后，有關部門對孫某作出辭退處理，給予該檔案局數字化工作負責人高某黨內嚴重警告處分。

評析：檔案數字化工作具有數量大的特點，往往需要多人同時進行，要求對原始檔案的拆封和復原嚴格登記造冊，做好記錄，交接過程也要認真進行清點，并出具相關手續(xù)。上述案例中，作為數字化工作負責人的高某，未制定和實施嚴密的數字化工作安全制度，原始檔案的出庫入庫也未進行仔細檢查，直至涉案文件被上傳至微信群才恍然大悟。

3.存儲環(huán)節(jié)：存儲載體丟失

案例3：2015年12月，某市檔案局工作人員在工作中發(fā)現，在對相關檔案資料進行現場數字化工作結束后，存儲檔案數據的1個移動硬盤下落不明，隨即向上級檔案局和該市國家保密局報告。經該省國家保密局對硬盤內的備份數據進行密級鑒定，硬盤存儲的檔案資料中包括1份機密級、1份秘密級國家秘密。案件發(fā)生后，有關部門對該檔案局數字化加工場所現場負責人胡某、李某作出辭退處理，并在單位內部開展保密整改。

評析：上述案例暴露出有關檔案部門保密工作缺乏全程性、跟蹤性的問題，胡某和李某作為數字化加工現場負責人，一方面未能妥善保管涉密移動硬盤，另一方面未對檔案數字化工作場所的保密管理采取相應措施，導致存儲硬盤丟失后無跡可尋。提前安裝監(jiān)控錄像設施、加強對進出檔案數字化場所人員的檢查，能夠最大限度地避免此類案件的發(fā)生。

4.利用環(huán)節(jié)：違規(guī)復制擴散

案例4：2002年12月，有關部門監(jiān)控發(fā)現，兩份秘密級檔案資料通過互聯網電子郵件被傳遞。經查，發(fā)件人系某州檔案局職工李某，其好友印某和刀某以要寫論文為由，向李某索要有關方面的檔案資料。李某利用職務之便，在檔案局系統(tǒng)中找到7份相關檔案資料（其中包括2份秘密級國家秘密），并擅自導出至非涉密電腦，通過互聯網電子郵箱傳遞給印某，隨后印某轉發(fā)給刀某，造成泄密。案件發(fā)生后，有關部門給予李某留黨察看一年、行政記大過處分。

評析：上述案例一方面暴露出有的檔案部門工作人員保密意識薄弱、責任心不強等問題，另一方面也能看出數字化檔案資料易于復制和傳播、且不容易被監(jiān)控的缺陷。與傳統(tǒng)紙質等其他介質的檔案資料一樣，涉密的數字化檔案資料同樣應該被嚴格控制知悉范圍，很多別有用心的人正是利用其形式虛擬化的特點，非但不盡職盡責對數字化檔案資料進行妥善保管，反而“監(jiān)守自盜”，以為沒有實體檔案的流轉，就不會留下“罪證”。同時也提醒檔案部門要建立后臺管理機制，數字化檔案資料的使用要“有跡可循”，并嚴格控制工作人員相關權限，堵住非法復制、傳播的口子。

檔案數字化泄密案件反映出的問題

1.工作人員缺乏“兩識”。一是檔案數字化工作人員缺乏基本的保密意識和常識，檔案管理部門認為外包公司具備保密資質且只是暫時參與相關工作，僅對原始檔案資料進行掃描歸檔不會出保密問題，未按要求對相關人員進行保密教育和提醒；外包公司人員則管理松懈，以追求利益最大化為目標。甲乙雙方思想上的麻痹大意，直接為最終的泄密埋下隱患。二是認知偏差，數字化檔案資料是以二進制代碼的形式存儲在信息載體的，具有形式虛擬的特點，同時，復制和傳播數字化檔案資料簡單便捷，而且進程容易在計算機技術的“掩護”下清除痕跡，有的檔案部門工作人員錯誤地以為電子版的檔案資料可以隨便復制、共享使用，便“監(jiān)守自盜”，造成國家秘密知悉范圍擴大，最終導致泄密。

2.外包監(jiān)管嚴重缺位。檔案數字化工作一般外包給專業(yè)公司進行，有的檔案管理部門沒有對有關公司資質、人員等信息進行審查，當起了“甩手掌柜”，既不規(guī)定數字化工作的場所，也不派專人或采取安裝攝像頭等技術手段對數字化過程進行全程監(jiān)管，甚至對相關的數字化設備也不進行安全檢查，使國家秘密處于危險境地，隨時可能失控，自認為“高枕無憂”，實則“危機四伏”。

3.成果流轉“予取予求”。一是檔案數字化過程中對于原始檔案的管理，出庫和入庫、拆封和復原等環(huán)節(jié)沒有交接手續(xù)，也不逐卷核對是否一一對應，不僅會給“有心之人”提供可乘之機，也不利于數字化效率的提升。二是完成數字化的檔案資料在使用過程中，有的人隨意復制和打印，缺乏完善的后臺管理機制，沒有建立相關臺賬，出事后做不到對數字化檔案的操作“有跡可循”，為違規(guī)和泄密行為留下實施空間。

對加強檔案數字化保密管理的警示

1.開展檔案數字化專項保密教育。檔案數字化工作中暴露出來的保密問題本質上是人的問題，只有使有關人員主觀上認識到檔案數字化涉及保密工作的重要性、掌握并踐行保密工作的知識和技能，才能為檔案數字化工作中扎緊保密的籠子、確保國家秘密安全奠定堅實基礎。要加強對檔案數字化工作人員的安全保密教育和技能培訓，重點從檔案數字化的重要性、常見的失泄密情形、保密管理要求等方面，結合生動的案例開展教育培訓，確保相關工作人員樹立強烈的保密意識，掌握基本的保密常識。

2.強化檔案數字化全過程保密監(jiān)管。一是要按照國家檔案局印發(fā)的《檔案數字化外包安全管理規(guī)范》要求，慎重選擇外包公司開展數字化工作，涉及涉密檔案資料的數字化必須在專門場所進行，加工場所要安裝監(jiān)控設備，并派專人全程監(jiān)管。對于掃描儀、打印機等設備也要做好技術防范工作。二是對存儲涉密數字化檔案資料的計算機等信息設備采取物理隔離措施，并嚴格看管，禁止接入互聯網。三是對參與檔案數字化工作的人員做好身份審核、登記等工作，參與涉密檔案數字化工作的人員還須具備涉密背景。對相關人員承擔檔案數字化工作的具體安排要嚴格記錄在案，確保監(jiān)管的可追蹤性。

3.規(guī)范檔案數字化成果管理。一是檔案數字化工作中要做好交接手續(xù)，嚴格清點相關文件資料，確保不丟件、不錯件。加工完成的數字化檔案資料要認真整理、登記后及時存入專用存儲設備中。二是存儲數字化檔案的信息存儲設備、系統(tǒng)要建立完善的后臺管理機制，相關數字化資料的查閱、復制、打印等操作要有記錄，做到“有據可查”。尤其是對于存儲涉密數字化檔案資料的存儲設備要專機專用，禁止移動存儲介質隨意插入，定期檢查，數據的調取使用要嚴格履行審批流程，確保數據安全。三是要加強對數字檔案的安全防護，嚴格區(qū)分數字檔案涉密與非密，并定期進行檢查。同時，按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關制度，做好相關數字檔案的備份工作。    

（原載于《保密工作》2018年第12期）